《主日學教育》 |
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聰明管理你的時間 |
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聰明管理你的時間的撇步
不要每次都要求資訊又快又多。很多人在決策前，總是想要取得越多越快的資訊，以為這樣越好，越能有助於決策，實則剛好相反──這會浪費你更多的時間去消化很多沒意義的資訊。
第300期EMBA(2011/8)P.19：社會學家馬奇(James March)曾做過一項研究，結果顯示，許多高階主管要求的資訊量，往往比實際需要多很多。
馬奇的研究發現：這樣一來，就產生時間的浪費。部屬需要花很多時間去準備過多的資訊；而主管拿到資訊之後也要花更多的時間來消化資訊。
最理想的狀況是，每個資訊都有設定需要被使用的時間，部屬才不會十萬火急的趕著準備資訊，等資訊提供出來以後，卻躺在那裡沒人使用，等真正需要用到時，又已過時。
對耗費時間較久的事，要多重規劃。比如說出差，越遠距離的出差，越要想清楚：還有沒有那些地方可以順便跑一趟？還有沒有那些事情可以順便去辦？時間越靠近的兩趟出差，有沒有可能併為一趟出差？地點越靠近的兩趟出差也一樣？這同時可以節省時間，也可以節省差旅成本
第300期EMBA(2011/8)P.47：為什麼49歲的搖滾樂手邦喬飛，過去一年賺的比新生代超級偶像小賈斯汀還多？因為邦喬飛在安排演唱會時，會儘可能在同一個地點多唱幾場。他說：不是我故意錙銖必較，只是講求時間的效率是比較聰明的做事方法。(取材自Forbes富比士雜誌)
講 授 大 綱
時間管理的績效如何判定。
如何提高時間管理的效能。
建立對於時間的正確觀念和態度。
成為時間管理的高手。
時間管理的績效如何判定？
1.評估時間管理的績效，不是要看你是否能夠在同一時間同時做很多事，而是要看你是否能如期完成任務。
所以同一時間儘可能不要做兩件事，乃要專注。更不要每件事都做到last mile，然後就擱著。(行百里者半九十也)所以一心不要二用，不要在做第一件事時，同時又分心去想第二件事，結果導致第一件事沒做好、沒能如期完成；而第二件事又沒時間去做。
2.評估時間管理的績效，不是要看你是否能比別人用更短的時間完成任務，而是要看你能否從容不迫。
有許多人以為完成每件事的時間越短越好。結果雖然達到目標了，但是因此反而成天緊張兮兮，把其他時間都浪費掉了，導致一整天總體完成的事項反而不如別人。所以我們固然要儘可能和別人用同樣的時間來完成任務，但還要在整個過程從容不迫，才是時間管理的高手。(這樣也才能兼顧到品質)
3.要提高時間管理的績效，不是要給自己很強烈的時間緊迫感，而是要讓自己從頭到尾都以同樣效率(速度)來運用時間，讓自己一直保持穩定的節奏感，從而有最佳的續航力。
所以一曝十寒絕對不是好的時間運用方式。所以虎頭蛇尾也不是好的時間運用方式。走走停停、忽快忽慢、先快後慢、先慢後急等等，都不是好的時間運用方式。
如何提高時間管理的效能？
要提高時間管理的效能，首先最要克服的就是做事拖拖拉拉的習慣。而要克服這樣的習慣、毛病，就需要知道其成因。從而再針對這些成因，對症下藥來改進之。
我們做事為什麼會拖拖拉拉？因為我們總是過於仔細的訂定一些計劃。有的人連每一枝鉛筆都要削好，每一張桌子都要排好，每一個已經彎曲的迴紋針都必須挑出來丟掉等等，然後才能開始辦公、做事。如果你每天早上都要這樣仔細的準備好一切，才能去上班，你肯定每天都遲到。如果你每天都要這樣才開始辦公，時間管理績效當然不佳。這不是說計劃不重要，更不是說我們做事不需要事先規劃。但是，計劃永遠趕不上變化，所以事先的規劃要適可而止，趕快開始做才最重要。因為執行的過程，計劃一定會一改再改的。
因為我們總是在『等』。『等』是時間管理績效最大的敵人。總是在『等』的人，將一事無成。總是在『等』的人，每一天都將一事無成。總是在『等』的人，這一生都將一事無成。也許我們是在等最好的時機(時間點)出現，然後才要來辦這件事。也許我們是在等最好的情境因素(條件)出現，然後才要來辦這件事。也許我們是在等人手到齊或資源更充足，然後才要來辦這件事。問題是，如果你不趕快開始做，你那裡知道什麼時間點才是最好的時機？問題是，如果你不著手進行，你那裡知道什麼情境因素(條件)才是最合適的？問題是，如果你不著手進行，可以幫助你的人手或資源，怎麼會靠攏過來幫你呢？
所以你的問題都必須開始做才能有答案。因為我們總是低估了做某件事所需的時間，所以總以為還來得及。所以我們總以為明年、下個月、下個禮拜、明天、下一分鐘、下一秒鐘再來做就來得及，於是事情就永無止境的被拖延下去。
我們不是說就要整天緊張兮兮的，但是，我們一定要保持劍及履及的習慣，想到就做。如果我們總認為等一下再做就可以了，那這件事就永遠沒有機會被完成了。所以我們應該要養成一個習慣：每件事都應該要立刻去做，否則就可能來不及了。只要你想到，而且當下剛好有時間，就去做。
因為我們對很多屬於我們份內的事、我們應該完成的任務，嗤之以鼻或掉以輕心。我們總認為這些事沒什麼大不了，或者根本認為這些事不值得去做，所以我們當然會拖一天算一天，根本沒有去完成它的動力。然後我們對其它很多事情，也都會一路一直拖拖拉拉下去。
因為人都是有惰性或投機的心理。
所以我們基本上總是會想拖延下去。我們會想說，運氣好的話，搞不好還可以逃過一劫，最後根本就不必去做了。或者運氣好的話，也許我們也可以揀現成的。於是此後我們就會更加拖拖拉拉了。
因為人都討厭不舒服的情況。
所以我們都想避免不愉快的經驗，而做事難免會遇到不舒服、不愉快的狀況，所以我們先天上都不會想做事。我們也都不喜歡做事過程中那種不確定或者枯燥乏味的狀態，所以乾脆就不斷拖延時間，不去開始做應該需要立刻進行的事。
因為人都怕做不好，怕失敗，更怕後悔莫及，所以總是要拖延到萬不得已，才願意開始真正去做一件事。因為我們有時候也不喜歡真的把事情做好，不喜歡成功，因為成功往往會帶來更重的責任，所以我們潛意識裡會不想去做事，因為做得好也不快樂，做不好更痛苦，所以乾脆什麼事都不做。
還有一個會拖拖拉拉的原因是誘因不足，讓我們沒有很強烈的執行意願，沒有立刻去做的決心，因為做完之後好像也不會更好。最後一個會讓我們做事拖泥帶水、拖拖拉拉的原因，是我們的叛逆性，為什麼要我做？為什麼要照你所安排的時間去做？為什麼非這樣做不可？難道就不能拖延一陣子嗎？難道明天再做天就會蹋下來嗎？
如何克服拖拖拉拉的習慣？
做事情當然還是要有所規劃，但是也不要過於仔細的規劃。
因為不論我們再如何仔細的規劃，最後計劃總是趕不上變化，我們還是得一改再改。因此，倒不如適度的規劃後，就趕快開始進行、趕快開始做，這比什麼都重要。一邊做、一邊再繼續做必要的修正，絕對比一開始就希望做出最完美的規劃還重要。
估算一下拖拖拉拉的成本：
計算一下你可能因此而失去的機會，你可能因此而導致的損失等等。最重要的是，太快去做一件事當然還是有可能讓你後悔莫及；但是不能及時去處理一件事，讓你後悔莫及的可能性更高。
創造出一個更容易著手的出發點：從計劃最容易執行的點開始做起，或者從最有意義的點做起，或者從你最喜歡的點做起等等。把事情分段處理。儘可能把事情分解成每天可以完成的一個小段落，然後要求自己每天處理一部份、絕不拖延；萬一不小心有一天誤了事，第二天也很容易補回來，這樣就不致於拖拖拉拉不去處理了。
給自己必要的獎勵與懲罰：如果自己能夠及時去處理某一件事，或者甚至提前完成某一件事，就好好的犒賞自己一番；反之，若是自己拖泥帶水、拖拖拉拉，就給自己一些懲罰。若是怕自己決心不夠，那就乾脆和別人訂約，讓別人來替你執行這些獎勵或懲罰，所以你就再也沒有藉口，更不能後悔，只好趕快去做就是了。
刻意去對外做出一些命令式的(絕對的)承諾，以致於你沒有機會後悔或拖延，只好趕快去做。比如說，你刻意在公開場合承諾說，沒問題，我一定在下禮拜三之前如何如何，即使颱風、地震齊來，我都保證不黃牛；並且讓越多人聽到越好，並且讓你自己在做此承諾時的口氣，是很絕對的，所以沒有任何藉口可以再去拖延。
在潛意識裡不斷提醒自己。
比如說在你的電腦的桌布或桌面上放上這件事。
你的MSN的自我設定也寫上這件事。
你每天必定打開的檔案一打開也會跳出這件事等等。
連你的手機鈴聲都可以成為一種提醒。
在無意識的狀態下思考疑難雜症。我們每一天都有很多例行的事要處理。許多時候我們處理這些例行的事，是自然的反射動作，不需要特別花腦筋；所以這時候你就可以將腦筋花在別的事情上，你就可以開始想一些疑難雜症該怎麼處理。這樣最能善用時間。阿基米得原理不就是阿基米得在洗澡時得到的靈感嗎？洗澡不需要運用大腦，所以洗澡時可以想別的。當你要去睡覺的時候，特別是你真的已經很睏的時候，你開始想這件事該如何處理，一邊想，一邊就迷迷糊糊的睡着了。
或者是當你在聽音樂的時候(假設你每天都有聽一段音樂的習慣)，一邊聽音樂，一邊隨手拿起紙和筆，隨便塗鴉，只要想到這件事可以如何處理，立刻把它寫下來，只要出現好的點子你當然就會立刻去處理了。
建立對於時間的正確觀念和態度
時間是最珍貴的資源，因為時間一去總不復返。所以浪費時間是最糟糕的事，因為永遠沒有機會再去挽回。時間從來不會等我們。所以我們當然也不應該去等時間，等明天我就開始來做，等一下我就開始來做，再等一會兒我一定會去做的，這些都是錯誤的觀念，只要有『待處理』的事項，最正確的態度是立刻去做。事情不是要等到東風來了才能做，剛好相反，在東風來之前你必須先使萬事皆備。如果你總是想等東風來了才要開始準備做事，那已經來不及了。
事情不是要等到我有十足把握再去做才能做好，事情是要邊做邊學、才能做好，如果我想等到有十足把握才去做事，我一輩子什麼事也不能做，我乃是應該抱持著邊做邊學、邊做邊檢討的態度，趕快開始做，才能做好。任何事都立刻去做、不斷的做事的人才能學習把事情做好，才能真正把事情做好。不停的在想如何把事情做好的人，一輩子也無法把事情做好。想要學游泳，最好的方法是立刻下水，而不是在岸邊學習，希望有把握不會沉下去再去下水，這樣的人一輩子也學不會游泳的。
說一尺、不如做一寸，想一丈、不如做一尺，任何事都立刻去做的人才是偉大的人。追二兔不如追一兔，不要想在同一時間完成太多事情，一個時間只做一件事最不會拖拖拉拉。立刻去做、提前把事情做完，遠比把事情做到多完美更重要，對別人的貢獻更大。這不是說品質不重要，乃是我們不論早或晚完成一件事，品質其實都是差不多的，我們拖延事情完成的時間，很少相對提升了品質。
時間是有限的，人也是有限的，所以千萬不要過度的承諾，千萬不要把自己當超人，隨隨便便承諾一大堆事，否則你一件事也做不成。所以要善於管理時間、要能及時完成任務，不是要把一天當兩天用，乃是要把兩天當一天計算，一天當半天計算，半天當兩小時計算，預留彈性，預計兩小時可以完成的事，你要提前半天來做，餘依此類推，這樣你才能成為時間管理高手，總是不會誤事。
成為時間規劃與管理的高手
總是做好事情的規劃
總是做好時間的分配
總是按部就班的執行
總是保持彈性與從容不迫
總是專注於當下該做的事
總是先把該做的事情做完再想其他的事
總是不因為只剩一哩路(last mile)而有所耽延
無論如何總是讓事情有所進展
無論如何總是要完成一些事情
無論如何總是今日事、今日畢
無論如何總是不寄望於明天
無論如何總是不放棄、不半途而廢
要積極卻不是急躁，要行動卻不是草率莽撞
總是好整以暇、常做白日夢卻不致一事無成
卡爾．桑德堡（Carl Sandburg，1878～1967）是著名美國詩人、歷史學家和傳記作家。 曾獲得普立茲獎(Pulitzer Prize)等多種文學獎。 所著《林肯傳》一書更備受推崇。他曾說過一句名言：“Nothing happens unless first a dream.” (除非先有夢，否則沒有任何事會發生。) 他還說過另外一句名言：“The time for action is now. It‘s never too late to do something.” (現在就是應該採取行動的時候，現在去做任何事都不會太遲)
所以鼓勵大家，人生的夢想之所以能實現，就是要立刻採取行動，立刻去做；成為時間規劃與管理的高手，不但工作輕鬆愉快，而且願望才能實現。歡迎上網提問e：http://www.seewant.org 貓頭鷹信箱
附錄：18分鐘做好日程管理
取材自EMBA雜誌2009/11第279期P.136
第一步：上班前，花五分鐘排定一天的計劃。
第二步：每個小時花一分鐘重新聚焦。(重回軌道)
第三步：下班時，花五分鐘檢討。
五分鐘+(一分鐘*8小時=8分鐘)+五分鐘=18分鐘
每天花18分鐘，讓你更能把握其他的462分鐘。
(60分鐘*8小時=480分鐘)-18分鐘=462分鐘。
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